自治区人民政府办公厅秘书处

(续上期)
    (三)文尾部分是对文件印发情况的说明。包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印刷份数等项内容。位于文件落款或附注之下，一般与落款或附注之间留有一定空间。
    1.主题词。位于抄送栏之上，顶格书写，由左向右排列，词与词之间空一格，不用标点符号。
    主题词由类别词、类属词、文种组成，是能表达公文内容特征和归属类别的最关键的词汇，也是公文信息输入计算机的一种信息符号。主题词要根据文件的范畴、具体内容和表现形式，从相关的公文主题词表中选择。《国家行政机关公文处理办法》第十条第十款规定：“文件应当标注主题词；上报的文件应当按照上级机关的要求标注主题词。”据此，凡以自治区政府、政府办公厅名义制作的正式公文都须标注主题词，一般情况，上行文、平行文使用《国务院公文主题词表》(1997年12月修订)，下行文使用《内蒙古自治区人民政府公文主题词表》(见《内蒙古政报》1998年第3期)。一份文件主题词的标引顺序是先标类别词、再标类属词和文种。上行文在类属词与文种之间要加注表示地区的主题词。
    标注主题词较常见的错误是不按照国务院和自治区的主题词表及其有关要求标注，或者只凭头脑中的想当然随意编造主题词，或者简单地切分公文标题，从中检出几个词当作主题词。
    正确标注主题词必须遵循下列几条要求：
    一要避免标注公文主题词时常见的两种错误。其一为不规范，即标注的主题词不是从相关的公文主题词表中选定，而是根据标注者的意愿，随便在文件中抽出几个词汇标注；其二为不准确，即由于标注者对文件理解不深，抽象出的主题概念不准，或者对主题词的标注规则掌握不好，造成标注的主题词与文件内容相比缺乏准确性和一致性。因此，必须选取相关主题词表中规范化的主题词标注，即标准的主题词必须与主题词表中的词形完全一致，不得任意选用其它词汇标注。
    二要坚持公文主题词的使用规则。首先必须根据公文主题词内在的本质要求，深刻领会规范的公文主题词表的意义和作用，掌握主题词表的用法。其次，必须选用与公文主题概念相对应的、单个的和专指的主题词标注。第三，根据文件内容，可将不同类的主题词进行组配标引。如果主题词表中没有恰当的、单个的、专指的主题词时，则应选用主题词表中与公文主题概念最接近、最直接相关的几个主题词进行组配标引，但总数不得超过6个。第四，如果没有恰当的主题词组配时，则可以考虑选用一个最直接的类别词或近义主题词标注。第五，如果有能够准确反映文件内容但主题词表中又没有的词，必要时，可将该词标在类属词的后面，并在该词的后面加“△”以便区别。此种做法应慎用或尽量不用。
    三要遵循公文主题词的排列顺序。标引次序应根据主题词的概念和涵义，按照由大到小、从内容到形式的顺序分层次组配标引。先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标引反映文件内容的类别词，再标引反映文件形式的类属词。如《内蒙古自治区人民政府关于加强水土保持工程建设的通知》，先标类别词“水利”，再标类属词“水土保持”，最后标“通知”。一份文件如果有两个以上的主题内容，应先集中对一个主题内容进行标引，然后再对第二个主题内容进行标引。如会议纪要《听取全区财政税收工作会议情况和全区打击走私工作会议准备情况的汇报》，依次先标反映第一个主题内容的类别词“财政”和类属词“税务”，然后再依次标注反映第二个主题内容的类别词“公安”和类属词“缉私”，最后标“会议纪要”。
    2.抄送机关。是指与公文有关，或需要协助承办，或需要了解内容的机关，视公文内容所涉及的范围确定。上下分别用横线与主题词、印发机关和日期隔开。上行文、平行文不抄送下级部门，向下级机关的重要行文，应同时抄送直接上级机关。受双重领导的机关上报公文，要同时报送双重领导的上级机关，并要根据内容区分二者谁为主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文时，要同时抄送另一上级机关。抄送机关可用规范化简称。《会议纪要》、《内部情况通报》用“分送”，以示不分机关大小和职务高低。
    3.印发机关和印发日期。印发机关是指负责印发文件的机关，印发日期指印发机关接稿后送往印刷厂的时间。印发机关和印发日期位于抄送栏之下，左端署公文印发机关全称，右端署印发日期。翻印文件在被翻印文件的印发机关和印发日期栏之下注明翻印机关名称和翻印日期，用横线与原印发机关和印发日期隔开。
    4.印刷份数。指该份文件的总印数，置于印发机关和印发日期栏横线下右侧。